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Comment numériser vos documents les plus importants

juillet 16, 2020

Bien que la Journée mondiale de la sauvegarde de cette semaine soit généralement célébrée le plus souvent par les fabricants de disques durs et les services de stockage de données, elle est censée rappeler aux gens de sauvegarder leurs ordinateurs. Mais même si vous sauvegardez déjà vos fichiers numériques, avez-vous un plan de sauvegarde pour vos documents et photos uniques que vous n’avez que sur papier – comme les certificats de naissance, les licences de mariage et les papiers de décharge militaire?

La numérisation de copies de vos papiers personnels crée une archive numérique qui peut également être utilisée comme sauvegarde, en particulier si vous avez les fichiers protégés par mot de passe et stockés dans un emplacement sécurisé. Et même si vous n’avez pas de scanner de documents, vous pouvez créer vos archives personnelles avec un smartphone, quelques applications et un peu de temps. Voici un guide pour commencer.

Étape 1: Organisez-vous

Rassemblez tous les documents que vous souhaitez numériser. En plus des documents vitaux, pensez à d’autres documents que vous avez enregistrés au fil des ans et que vous voudrez peut-être partager, comme des vieilles lettres, des certificats, des diplômes, des coupures de journaux, des photographies de famille anciennes et d’autres souvenirs sentimentaux cachés dans des albums ou des boîtes. (Gardez à l’esprit que même si les copies électroniques de certains documents peuvent ne pas convenir à un usage officiel, vous pouvez les utiliser vous-même pour référence rapide.)

 

La numérisation d’une grande pile de documents est répétitive, mais elle va plus vite lorsque la pile est organisée et que vous travaillez dans un endroit propre et bien éclairé. Faites tourner votre liste de lecture ou podcast préféré pendant que vous numérisez, mais évitez les boissons ouvertes à proximité qui pourraient se répandre sur vos papiers.

Étape 2: utilisez un scanner (si vous en avez un)

Avez-vous une imprimante qui a été vendue comme un appareil “multifonction” mais que vous n’avez jamais utilisée pour plus que l’impression? Détruisez le manuel, car votre appareil peut également numériser et photocopier. Vous devrez peut-être installer un logiciel utilitaire ou trouver la fonction de numérisation dans les paramètres système de votre ordinateur.

Une fois que vous l’avez installé, ouvrez le capot de numérisation sur le dessus de l’imprimante et placez votre document ou photo original face vers le bas sur la vitre. Fermez le couvercle et sélectionnez l’option Numériser sur l’écran de l’imprimante ou de l’ordinateur pour créer le fichier numérique.

Étape 3: numériser avec une application mobile

Si vous n’avez pas de scanner, votre smartphone peut se remplir. Il vous suffit de parcourir votre boutique d’applications et de télécharger une application de numérisation mobile. Ces applications utilisent l’appareil photo de votre téléphone pour capturer une image de la page. Cette image est enregistrée sous forme de fichier PDF ou JPG sur votre téléphone ou sur un site de stockage en ligne. Assurez-vous de lire d’abord la politique de confidentialité de l’application pour savoir où vos données sont stockées et gérées par l’entreprise.

Wirecutter, un site d’évaluation de produits appartenant au New York Times, recommande quelques applications de numérisation pour les appareils Android et iOS, y compris Adobe Scan, qui nécessite un compte Adobe Document Cloud gratuit. Dropbox et Evernote offrent également des fonctions de numérisation dans leurs applications. Pour les documents d’identité, une application qui garde vos fichiers sur le téléphone (comme le Piksoft TurboScan Pro à 5 $ pour Android et iOS) peut offrir plus de tranquillité d’esprit.

Étape 4: Numérisez de vieilles photos avec votre téléphone

Certaines applications de numérisation de documents peuvent également capturer des photos, ce qui est pratique si vous essayez de copier d’anciens tirages fermement collés dans des albums anciens. Ou vous pouvez simplement prendre une photo de la photo avec l’appareil photo de votre téléphone et utiliser des outils de retouche photo pour améliorer l’image.

Pour les impressions anciennes décolorées, une application qui utilise l’intelligence artificielle pour capturer, nettoyer et corriger les couleurs peut aider. PhotoScan de Google Photos, gratuit pour Android et iOS, est une option. Le Photo Scan de Photomyne pour Android et iOS, de même nom, utilise également des algorithmes pour améliorer les photos et dispose d’une version gratuite limitée; la version complète coûte 10 $ par mois pour obtenir une meilleure qualité d’image et d’autres fonctionnalités.

Étape 5: Protégez et stockez vos fichiers en toute sécurité

Les voleurs d’identité sont toujours à la recherche d’informations personnelles, donc la protection par mot de passe de vos fichiers ajoute une couche de sécurité. La plupart des systèmes d’exploitation informatiques incluent des outils pour verrouiller les dossiers et les programmes de cryptage commerciaux sont une autre option. Les programmes d’édition PDF comme Adobe Acrobat DC incluent également une fonction de mot de passe.

Si vous souhaitez conserver les documents en ligne avec Dropbox ou un service similaire, chiffrez-les avant de les télécharger. Vous pouvez également stocker vos fichiers sur un lecteur flash crypté dans un emplacement sécurisé. Wirecutter propose un guide pour verrouiller votre matériel, y compris le chiffrement du disque dur d’un ordinateur.

J’espère que vous n’aurez jamais à appeler vos archives numériques pour des situations graves. Mais en planifiant à l’avance quand vous avez le luxe du temps, vous pouvez vous assurer que des copies de vos documents sont là quand vous en avez besoin.

 

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